Všimli ste si, že keď predáte tovar, musíte to do svojich interných systémov zapísať minimálne trikrát? Potrebujete totiž upraviť položky ako v sklade, tak v e-shope, a navyše všetko zaniesť do účtovníctva. To všetko vás stojí čas. A pritom ho môžete jednoducho ušetriť – stačí prepojiť e-shop s účtovným programom.
Účtovné programy a ekonomické systémy vedia totiž veľa krokov zautomatizovať. A ak si ich napojíte na e-shop, ušetríte si množstvo zbytočnej a opakujúcej sa práce – a tiež veľa času.
Máte prehľad o stave skladových zásob
Funguje to vlastne jednoducho. Stačí v účtovnom systéme využiť modul, ktorý umožňuje prepojenie s e-shopom. Vďaka nemu napojíte účtovníctvo na svoj internetový obchod.
Potom zadajte tovar do zoznamu zásob v účtovnom programe – so všetkými údajmi či obrázkami, ktoré chcete mať aj v e-shope. A potom už len kliknite na možnosť Export. Všetky údaje tým odošlete do e-shopu.
Údaje zo skladovej evidencie tak prepojíte s e-shopom a nemusíte ich zadávať dvakrát.
Len čo si zákazník tovar kúpi, automaticky sa aktualizuje počet položiek v sklade aj v e-shope. A nehrozí, že si zákazníci objednajú tovar, ktorý máte na webe „na sklade“, ale fakticky už je vypredaný.
Rovnako to funguje aj v prípade, že máte aj kamennú pobočku. Každá transakcia vykoná zmenu v skladových zásobách. Tá sa následne prepíše do ďalších systémov.
Uľahčíte si prácu s dokladmi
K zmieneným výhodám si pridajte aj prepojenie s účtovníctvom. Objednávky a vystavené faktúry totiž jednoducho stiahnete do účtovného systému. Doklady sa navyše spárujú a ak nejaký z nich upravíte, systém zmeny automaticky prepíše aj do ďalších súvisiacich dokumentov.
Keď napríklad zmeníte stav objednávky, údaje sa prepíšu do všetkých častí ekonomického systému, ktoré s nimi potrebujú pracovať. Máte tak jasno v tom, ktorý tovar je už expedovaný a čo ešte len čaká na spracovanie.
A vďaka prepojeniu s e-shopom na zmeny automaticky upozorníte aj zákazníka.
Zefektívnite si správu zásob
Prepojenie s e-shopom vám umožní automaticky odovzdávať aj ďalšie informácie. Napríklad:
- z e-shopu do účtovného systému stiahnete údaje o konkrétnych zákazníkoch (vrátane rôznych poznámok alebo zliav, na ktoré majú nárok);
- eviduje pohyby tovaru po Európskej únii a online komunikuje s Finančnou správou SR.
V účtovnom systéme si môžete nastaviť aj ďalšie úkony, ktoré sa síce e-shopu priamo netýkajú, dokážu vám však výrazne zefektívniť obchodovanie. Napríklad tak, že určíte, aké produkty vyskladniť ako prvé.
Môžete tak uprednostniť tovar s najbližším dátumom exspirácie. A vyhnete sa zbytočným výpredajom alebo dokonca pokazeným produktom.
Okrem toho si uľahčíte aj inventúru. Len čo totiž urobíte fyzickú kontrolu tovaru, skladový program ju porovná s evidenciou v databáze a automaticky vyhodnotí rozdiel medzi evidenciou a skutočným stavom. Vy ho potom už len zaúčtujete.
Ušetríte čas aj peniaze
Stručne povedané – prepojenie e-shopu s účtovným programom vám ušetrí množstvo práce, času aj starostí. A tiež peňazí, ktoré by ste „spálili“ na reklamáciách, zrušených objednávkach pre nedostupný tovar alebo na zbytočnej práci, ktorú si môžete automatizovať.
Tak prečo to nevyužiť?
