Ruku hore všetci tí z vás, ktorí máte e-mail prepojený s mobilným telefónom. Kontrola inboxu s e-mailami je vysoko návyková. Môžeme sa na nej dokonca stať závislými. Neustála kontrola e-mailov je ako droga. Liečiť sa však môžeme až vtedy, ak si túto závislosť priznáme.
Ok, katastrofické predpovede si nechajme pre filmové scenáre Stevena Spielberga.
Zo psychologického pohľadu sa závislosť na kontrolovaní e-mailu spája s takzvaným systémom operačného podmieňovania. Takéto operačné podmieňovanie je súčasťou fungovania našej mysle.
Vysvetlím to priamo na príklade e-mailingu. Naša myseľ dostane bliknutím ikonky (ktorá hovorí o novom e-maile) podnet a na jeho základe vykoná ďalší krok (otvorenie e-mailu). Nasleduje ďalší podnet, odpoveď na e-mail.
Toto všetko plynie z našej nekonečnej a hlboko zakorenenej zvedavosti. Tento istý princíp sa prejavuje aj v prípade messengeru na Facebooku, Viberu či ďalšej dobre známej aplikácie, WhatsApp.
Neustála kontrola e-mailovej schránky spôsobuje, že sa nedokážeme dlhšie sústrediť a koncetrovať na jednu vec.
E-mail je považovaný za primárnu príčinu rozptýlenia na pracovisku. Môžete samozrejme namietať.
“Keď odpovedám na e-maily, nepracujem?” Tak to samozrejme nie je. Ide skôr o to, aby ste 345x počas pracovnej doby na e-maily nemysleli a nekontrolovali ich.
Ľudia totiž svoj inbox kontrolujú častejšie, ako si myslia. Ak aj e-mail priamo fyzicky neskontrolujú, minimálne na jeho kontrolu myslia. To už znie celkom znepokojivo.
Priemernému pracovníkovi podľa štatistík príde denne 100 – 200 e-mailov. Ak pripustíme, že odpoveď na každý e-mail by pracovníkovi zabrala čo i len 1 minútu, na konci dňa by sme prišli na to, že nad mailingom sme strávili 2, možno až 3 hodiny.
Kľúčom k výhre nad týmto zlozvykom je sebaovládanie. V prvom rade sa musíte naučiť zvládnuť seba. Až potom hľadajte pomoc pri rôznych nástrojoch a tooloch, ktoré prácu s e-mailami uľahčujú a zefektívňujú.
Neustále kontrolovanie e-mailovej schránky dokonca patrí k určitej forme prokrastinácie. Ruka v ruke s prokrastináciou ide rozptýlenie. Toto spojenie potom v konečnom dôsledku spôsobuje, že v práci nerobíme to, čo by sme mali alebo nám to trvá podstatne dlhšie. A to sa stále bavíme len o kontrole e-mailov. Nehovorím o neustálom pípaní Facebooku a ďalších aplikácií, cez ktoré komunikujeme.
Ako s tým bojovať?
1.) Vypnite si notifikácie
Žiadna kaša sa neje taká horúca. Nemusíte predsa na e-mail odpovedať v momente, kedy vám príde. Ak by už by aj išlo o nejakú veľmi dôležitú informáciu, ktorá nepočká, telefón máte zapnutý, dotyčný vás môže kontaktovať aj telefonicky.
2.) Pozor na multitasking
Štúdie dokázali, že multitasking môže viesť k nesprávnemu spracovaniu informácií a tie sa potom zle uložia v pamäti.
3.) Viac organizácie = menej stresu
Rôznu poštu smerujte do rôznych priečinkov. Dôležité je vedieť si e-maily správne zorganizovať. Prioritné e-maily, ktoré si vyžadujú rýchle reakcie smerujte do špeciálneho priečinku a ostatné do ďalšieho, v ktorom e-maily chvíľu počkajú.
4.) Nastavte si hranice.
Nastavte si časovač alebo budík, ktorý vás upozorní, keď vám vyprší čas, ktorý ste mali určený ma mailing. Okrem práce by vám mali stačiť maximálne 4 hodiny strávené so zariadeniami ako je mobil, notebook či tablet.
5.) Nepíšte si maily medzi sebou v kancelárii.
Vraj až 63% správ sa posiela v rámci firmy kolegom, ktorí sedia vedľa. Nebolo by jednoduchšie informácie si povedať? Pozor však, aby ste sa nezakecali. To by bolo potom kontraproduktívne. A nemierim to iba na ženy 🙂
Napriek tomu, že ľudia nenávidia e-maily, paradoxne milujú ten pocit, keď im príde nový e-mail, ktorý rozbliká ikonku na mobile.
Riešením je jasne si určiť, koľkokrát za deň si prejdete e-mailovú schránku. Predídete tak stresu z častého prezerania a kontroly schránky. Život by sa nemal točiť iba okolo neustálej kontroly vášho notebooku, telefónu alebo tabletu. V dlhodobom horizonte by to mohlo spôsobiť, že vám bude ostávať stále menej času na vašich blízkych, rodinu, priateľov, koníčky či šport.
Patríte medzi tých, ktorí vnímajú e-mailovú schránku, ako svojho nepriateľa alebo ste sa spolu skamarátili? Napíšte nám o tom do komentárov 🙂
Ak sa ti naše články páčia, podpor nás prosím svojím hlasom v súťaži Bloger Roka 2015. Za hlasovanie získaš aj darček. Ďakujeme! 🙂
